¿Debo cambiarme a facturación electrónica o a facturación POS en 2019?

Ya debe estar al tanto de que, a partir de enero de 2019 todas las empresas deben estar aplicando el nuevo sistema de facturación electrónica. Excepto los que pueden continuar utilizando software POS. Todos los del régimen común quedaran con facturación tipo POS o facturación electrónica.

¿Preparado para la facturación electrónica o POS en tu negocio en 2019?

Ya queda poco tiempo para que todas las empresas en Colombia se adapten a las nuevas reglas de facturación de 2019 de la DIAN. La mayor novedad es la facturación electrónica, este modelo de facturación que se espera esté completamente implementado en 2022, servirá para agilizar todos los trámites y procedimientos administrativos en cuanto a la declaración de impuestos y todo lo relacionado al régimen tributario. De manera tal, que para los empresarios sea mucho más fácil y sencillo estar al día con sus responsabilidades y a su vez puedan tener una mejor organización de sus transacciones. Así mismo, la facturación electrónica ayudará a reducir la evasión de impuestos, la ocultación de capitales y tener control sobre los ingresos de personas y empresas.

¿Quiénes deben implementar facturación electrónica en 2019?

A partir del primero de Enero de 2019 todas las empresas y las personas naturales responsables del régimen común, están obligadas a implementar facturación electrónica o alternativamente facturación tipo POS cuando sea aplicable.

Veamos estos casos sencillos:

1. Soy régimen común y no tengo software: Si su negocio es un establecimiento de comercio, un punto de venta, un restaurante, una tienda, etc; puede adquirir un software POS y no necesita implementar facturación electrónica inmediatamente. En caso que tuviese que facturar esporádicamente a un cliente especial que le exija factura electrónica puede utilizar el portal de la DIAN que permite de forma gratuita generar facturas electrónicas en pocas cantidades al mes (a la fecha no tenemos confirmación de cuantas al mes). En nuestra opinión, siempre será más recomendable utilizar un sistema POS y facturación tipo POS en lugar de software contable para este tipo de negocios en este momento. La razón de esta afirmación es por simplicidad y porque los software POS tienen funcionalidades más amigables para dueños de negocio como por ejemplo: Inventarios, compras, clientes, etc.
   
   
2. Mi negocio es régimen simplificado: No está obligado a la facturación electrónica ni a facturación POS. Sin embargo puede ser recomendable adquirir un software POS para facilitar la transición en el futuro y llevar mayor control del negocio.
   
   
3. Soy régimen común y ya tengo un software POS: Puede continuar utilizando el software ya que la facturación tipo POS no está obligada en 2019 a reportarse de forma electrónica.
   
   
4. Soy régimen común y tengo un software contable: En general el proveedor del software contable deberá implementar la facturación electrónica. En su defecto si es aplicable en su negocio la facturación POS (por ejemplo si es un punto de venta) puede utilizar un software POS para facturar y omitir la facturación electrónica (ver punto 1).

¿Qué es una factura electrónica?

Al igual que una factura convencional como la conocemos desde siempre, una factura electrónica es un documento que sirve de soporte a transacciones comerciales de bienes y servicios; en donde se específica el bien o servicio transado, así como el valor del mismo; los impuestos, descuentos y cualquier otro cargo relacionado con la transacción. Así mismo refleja de forma detallada datos de las personas, empresas, comercios u organismos que participan en la transacción; fechas, direcciones e información fiscal; número de la factura y cualquier otro dato relevante.

La particularidad de una factura electrónica es que se prescinde del uso del papel, ya que se expide y se recibe en formato electrónico. Se realiza por medio de sistemas computacionales, permitiendo la aplicación de características y condiciones como la expedición, recibo, rechazo y conservación. En el proceso de facturación electrónica intervienen básicamente tres actores: el facturador electrónico, el adquiriente y el proveedor tecnológico.

Lo que establece el reglamento legal en Colombia

En líneas generales, según lo estipulado en la normatividad, para su efectiva condición legal es necesario que toda factura electrónica cumpla con ciertos parámetros como:

• Tener un formato electrónico de generación XML, elaborado con el estándar UBL V2.0
• Tener la numeración consecutiva autorizada por el ente regulador.
• Cumplir con los requisitos del artículo 617 del estatuto tributario nacional.
• Señalar debidamente el impuesto al consumo cuando sea el caso.
• Incluir firma digital que garantice la autenticidad de la factura y no repudio de la misma.
• Incluir el CUFE (Código Único de Factura Electrónica)

Estos parámetros están sujetos a las disposiciones y condiciones emanadas por la DIAN. Este organismo es el encargado de guiar y desarrollar la implementación del sistema, así como de establecer los mecanismos para facilitar la interacción entre quienes facturan de forma electrónica y quienes adquieren bienes que son facturados por ese medio. Para ello, la DIAN posee un servicio electrónico que está a disposición de quienes deseen postularse de forma voluntaria para facturar electrónicamente. El servicio ofrece pruebas de habilitación, recepción de ejemplares de factura electrónica, autorización de proveedores tecnológicos y un catálogo con la información de los participantes en factura electrónica. Todo esto lo puedes encontrar aquí.

¿Pero, como se genera esta facturación?

Básicamente es un proceso automatizado. El facturador electrónico, ya sea por sus propios medios o a través de un proveedor tecnológico; emite la factura con sus documentos adjuntos necesarios. Esta factura es entregada a la DIAN y al adquiriente. La DIAN puede no aceptarla si se incumple alguna norma, por lo cual debe notificar al facturador. Así mismo, el adquiriente puede aceptar o rechazar la factura; dado el caso antes de 72 horas hábiles de haber sido emitida. Pasado ese tiempo, se asume que ha sido aceptada tácitamente por el cliente. Esta factura, de acuerdo a la norma, debe ser almacenada por un mínimo de 5 años.

Después de todo, ¿es beneficioso este cambio?

Por lo general, sabemos que todo cambio genera resistencia. Sin embargo, como empresarios debemos abrirnos a las nuevas tecnologías, que nos permitan desenvolvernos en un entorno tan dinámico como el actual. En todo caso, el paso a ser facturador electrónico representa más ventajas que desventajas. Si bien por una parte se debe adaptar un nuevo sistema y realizar una cierta inversión económica, es verdad que por otra parte hay una serie de beneficios que bien hacen que valga la pena.

Según algunos especialistas, puede representar una disminución de costos entre 60 y 80% en gastos de impresión, uso de papel, distribución, almacenamiento y tareas manuales. Igualmente resulta más ágil y sencillo cumplir las obligaciones tributarias y además existe mayor seguridad, puesto que las transacciones se hacen mas transparentes y es más fácil realizar la trazabilidad de los procesos, tanto de los clientes como de proveedores. Por otro lado es una manera de contribuir con el medio ambiente, disminuyendo el uso de papel. En fin, es algo de lo que más adelante estaremos conformes y satisfechos de haber realizado.